会計事務所でAIを使い始めるなら、繰り返しが多く、結果を確かめやすい業務を一つ選びましょう。記帳、仕訳の確認、顧問先対応を分けて考えると、最初に試す仕事が見えてきます。
「AIが便利なのは分かるけれど、自分たちの仕事にどう使えばよいのか」。そう感じている方もいるのではないでしょうか。
最初から、事務所の仕事をすべて変える必要はありません。例えば、領収書の日付と金額を一覧にするだけでも、試す対象になります。
この記事では、会計事務所・税理士事務所の方に向けて、対象業務の選び方と、導入前に整理することを説明します。
会計事務所でAIを使える三つの業務
AIの活用先は、大きく「記帳の準備」「仕訳の確認」「顧問先対応」に分けられます。どこに時間がかかっているかを考えながら、次の表を見てください。
| 業務 | AIに手伝ってもらう例 | 人が確認すること |
|---|---|---|
| 記帳の準備 | 領収書や請求書から日付・金額を読み取り、入力候補を作る | 原本との違い、資料の不足、同じ取引の重複 |
| 仕訳の確認 | 過去の処理と違う仕訳など、確認が必要な候補を探す | 違いが誤りなのか、取引内容に合った処理なのか |
| 顧問先対応 | 不足資料の案内や、面談内容の要約の下書きを作る | 事実、宛先、伝え方、個別の税務判断 |
上の表は活用の例です。利用できる機能や対応する帳票は、製品・契約・設定によって異なります。
記帳の準備：書類から入力候補を作る
紙やPDFを見ながら、日付や金額を入力していませんか。この作業では、文字を読み取る「OCR」が選択肢になります。
OCRは、紙や画像に写った文字を読み取り、文字データに変える技術です。AI-OCRは、その読み取りにAIを活用したものです。
- 従来のOCR：印刷された文字や、決まった形式の帳票の読み取りを得意とします。
- AI-OCR：AIが学習した文字の特徴などを使い、手書き文字や形式の異なる帳票にも対応しやすくしています。
例えば、取引先ごとに様式が違う請求書から、日付や金額を取り出せるAI-OCRもあります。対応できる帳票や読み取り精度は、製品によって異なります。
ただし、文字を読み取ることと、正しい仕訳を確定することは別です。
例えば、金額を読み取れても、その支出が何のためのものかは資料だけで分からない場合があります。読み取り結果を原本と比べ、不明点を担当者が確認する手順を残しましょう。
実際の製品画面ではありません。
仕訳の確認：いつもと違う取引に絞って確認する
AIが作った仕訳を、毎回すべて人が確認する必要があると、負担はなかなか減りません。そこで、AIが過去の取引や設定したルールと照らし合わせ、確認が必要なものを担当者に知らせる運用が考えられます。
例えば、次のように確認する取引を絞ります。
- 毎月同じ金額のサブスク：過去に確認済みで、取引先・金額・支払周期がいつもどおりなら、個別確認の対象から外します。
- 同じ日付・取引先・金額の支払いが二つある：二重計上の可能性を知らせるアラートを出し、担当者に確認を求めます。
- 初めての取引先への支払い：過去の処理を参照できないため、支払いの内容や勘定科目を担当者が確認します。
- いつもの取引先でも金額が違う：過去の金額との差を示し、料金改定や追加購入などがあったか確認を求めます。
担当者は、AIが「なぜ確認が必要と判断したか」を見て、該当する資料や過去の取引を確認します。いつもどおりの処理は任せ、判断が必要な取引に時間を使うイメージです。
確認を省ける条件やアラートの種類は、製品・設定によって異なります。導入時に、事務所の業務に合う確認ルールを決めます。
顧問先対応：お客様への確認メールの下書きを作る
不足している領収書の依頼や、いつもと金額が違う支払いの確認。こうしたお客様へのメールも、AIにたたき台を作ってもらえます。
使うのは、指示に応じて文章などを作る「生成AI」です。担当者が確認したい内容を箇条書きで伝えると、相手に送るメールの形に整えられます。
例えば、「領収書が1枚足りない」「毎月の利用料が前月より高い」という2点を確認したい場合です。
以下のメールは、一般的な生成AIで作る下書きの例です。BOCの「会計士AI」の標準機能として紹介するものではありません。
※上記の取引・日付・金額は、説明用の架空の例です。
担当者は、日付・金額・依頼内容と宛先を確認してから送信します。白紙から文章を考える時間を減らし、お客様に何を確認するかの判断に集中できます。
実際の顧客情報を使う場合は、事務所で認めたサービスと利用ルールに従います。具体的な税額や申告の可否など、税務判断を含む回答は税理士が根拠を確認します。
最初に試す業務は、三つの基準で選ぶ
「何度も発生する」「答え合わせができる」「資料と担当者がそろう」。この三つがそろう仕事から試すのがおすすめです。
最も複雑な業務を、最初の対象にする必要はありません。身近な仕事を、次の観点で比べてみましょう。
繰り返しが多い
毎月同じ形式の入力や、似た案内文の作成が発生する。
結果を確かめやすい
元の帳票や、担当者が確認した答えと比べられる。
試す準備ができる
使用できる資料があり、確認する担当者を決められる。
例えば、入力に時間がかかっているなら、領収書の読み取りを候補にします。文章の作成が負担なら、資料依頼メールの下書きが候補です。
一方、資料がそろわず担当者も決められない業務は、先に準備を進めます。AIを入れるだけでは、確認待ちの原因が残るためです。
AIが確認箇所を絞り、人が判断する
本運用では、AIが過去の取引や確認ルールと照らし合わせ、判断が必要な箇所を担当者に知らせます。次の図は、必要な箇所に絞って確認する運用の一例です。
- 担当者資料をそろえる帳票・過去の仕訳を用意
- AI・ソフト仕訳案を作る読み取り・照合
要確認箇所を抽出 - 担当者必要箇所を確認根拠を見て修正・承認
- 会計ソフト承認済みを反映データを出力・取り込み
担当者は、初めての取引先や金額の変化、二重計上の疑いなどがある箇所を確認します。確認済みのルールに合う定型的な取引は、個別確認の対象から外す運用です。必要な確認・修正を終え、担当者が承認してから会計ソフトへ反映します。
導入時の検証では、試験対象の仕訳を原本や確認済みの仕訳と比べます。確認が必要な取引をAIが見逃していないかを確かめ、個別確認を省ける条件を決めます。対応できる範囲は、製品や設定によって異なります。
BOCの会計士AIで、要確認箇所に集中する
BOCの「会計士AI（記帳代行）」は、AIが原本の読み取り・照合と仕訳案の作成を進めます。確認が必要な箇所を示し、担当者が該当箇所を確認・修正して承認する設計です。
実際の製品画面ではありません。
- 帳票から仕訳案を作る
領収書・通帳・カード明細などを読み取ります。帳票の種類や発行者を判定し、取引先の台帳や過去の仕訳と照らして案を作ります。 - AIが要確認箇所を示す
AIが原本を照合し、確認が必要な箇所を抽出します。担当者は該当する原本と仕訳案を見て、その場で確認・修正します。二重計上や前月からの大きな変動の点検も支援します。 - 人が承認して会計ソフトへ渡す
試算表で点検し、承認後にデータを出力します。人の確認なしに確定する運用にはしません。取り込みへの対応は、利用中の会計ソフトごとに確認します。
導入の検討では、記帳代行の件数と担当者の数を伺います。過去の1か月分で試運転し、確認や修正の負担を見て、本運用の範囲を決めます。
小さく試す四つの手順
1．対象を一つに絞る
例えば、「領収書から日付と金額を一覧にする」と決めます。最初から、すべての帳票や顧問先に広げなくて構いません。
試す資料には、読みやすいものと、文字が薄いものなどを含めます。うまくいく例だけでなく、確認に手間がかかる例も見ておきましょう。
2．結果を比べるための答えを用意する
担当者が確かめた日付や金額を、比較用の一覧にします。AIの結果だけを見ていると、読み違いに気づけないためです。
3．入力する情報と確認担当者を決める
実際の顧客資料を使う前に、事務所で利用を認めたサービスか確認します。入力情報の学習利用、保存・削除の条件、閲覧できる人も確認しましょう。
国の行政機関である個人情報保護委員会は、生成AIへの個人情報の入力について注意点を示しています。利用目的に必要な範囲か、機械学習に利用されないかなどの確認が必要です。個人情報保護委員会の公式資料を見る
名前を消しただけで、資料を自由に使えるとは限りません。共有の条件を整理するまでは、架空の資料で操作を確かめる方法もあります。
あわせて、AIが示した要確認箇所を誰が確認し、迷ったときに誰へ相談するかを決めます。
4．本番に反映せず、結果を比べる
まずは試験用の環境や出力ファイルで確認します。実際の帳簿への登録や、顧問先への送信は分けて扱います。
会計ソフトへ取り込む場合は、出力形式が合うかだけでなく、取り込み後の内容も確認しましょう。候補の作成に成功しても、登録まで正しく済むとは限りません。
効果は「確認と修正を含む時間」で見る
入力が速くなっても、確認と修正が増えれば、仕事全体は短くならない場合があります。同じ条件の資料を使い、作業の始まりから終わりまで比べましょう。
| 項目 | 記録する内容 |
|---|---|
| 対象と件数 | 帳票の種類、枚数、文字の読みやすさ |
| 準備 | 資料を集め、並べ替え、アップロードする時間 |
| 入力・処理 | 手入力やAI処理にかかった時間 |
| 確認・修正 | 原本との照合、訂正、再処理にかかった時間 |
| 品質 | 誤りの件数・種類、確認で見逃した誤り |
| 費用 | 利用料、従量料金、設定や運用に必要な費用 |
AIの処理を待つ時間と、人が手を動かす時間は分けて記録します。例えば、処理中に別の仕事ができる場合、待ち時間のすべてが担当者の作業時間にはなりません。
続けるかどうかは、時間、品質、費用を合わせて判断します。「確認込みで負担が減る」「誤りを見つけて直せる」など、試す前に判断基準を決めておくと迷いにくくなります。
会計事務所のAI活用でよくある質問
AIに詳しくなくても始められますか？
まず必要なのは、AIの専門知識より、自所の作業を説明できることです。どの資料を使い、何を入力し、誰が確認するかを書き出しましょう。設定や連携が必要な部分は、提供元に相談します。
今の会計ソフトを買い替える必要がありますか？
必ずしも必要ではありません。利用中の機能を使う方法や、手前の読み取り作業だけを別のツールで補う方法があります。対応するファイル形式と、取り込み後の確認方法を調べましょう。
AIが作った仕訳は、そのまま登録してよいですか？
導入時の検証では、試験対象の仕訳を原本や確認済みの仕訳と照らし合わせます。仕訳の内容に加え、確認が必要な取引をAIが拾えているかも確かめます。
本運用では、検証で決めたルールに沿って、判断が必要な取引に絞って確認します。定型的な取引の個別確認を省く場合も、必要な確認・修正と担当者の承認を経てから登録します。
どの業務から始めるか決められない場合は？
一週間、入力・確認・文章作成にかかった時間を記録してみましょう。その中から、繰り返しが多く、結果を比べやすい仕事を一つ選びます。資料や確認担当者を用意できるかも確かめてください。
まずは、時間がかかっている作業を一つ選びましょう
導入を考えるときは、次の四つが分かれば、相談を始めやすくなります。
- 時間がかかっている作業
- 使っている資料と、おおよその処理件数
- 現在の会計ソフト
- 内容を確認する担当者
「AIを導入したい」を、「領収書の転記を減らしたい」のように具体的にしてみてください。試す範囲と、人が確かめる部分を決めやすくなります。